Tato Směrnice stanovuje a upravuje povinnosti Obecní knihovny ve Světlé týkající se ochrany osobních údajů jejích uživatelů. Obecní knihovna registruje své uživatele a uživatelky (dále čtenáře a čtenářky), tj. zaznamenává jejich osobní data a tato data zpracovává (ukládá, třídí, řadí apod.), což podléhá v plném rozsahu současné zákonné úpravě dané zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.

 

Ochrana majetku pořízeného z veřejných rozpočtových zdrojů, zejména pak knihovního fondu půjčovaného čtenářům a čtenářkám mimo prostor knihovny.

Poskytování kvalitních služeb čtenářům a čtenářkám tím, že bude čtenáře a čtenářky účinně kontaktovat v případech vymezených Knihovním řádem nebo v případech, že si to čtenář(ka) sám/sama vyžádá; povede přesnou evidenci o všech transakcích, zejména o provedených výpůjčkách a využije těchto poznatků k efektivnější akvizici a správě knihovních fondů.

Naplnění povinností uložených knihovně obecně závaznými právními předpisy – zejména zákonem č. 257/2001 Sb., (knihovní zákon), zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví a Zřizovací listinou knihovny.

 

Základní identifikační údaje čtenáře, čtenářky: 

Jméno a příjmení; adresa bydliště čtenáře, čtenářky (tj. místo trvalého pobytu); rodné číslo čtenáře, čtenářky, telefonní číslo a e-mailová adresa (e-mailová adresa je nepovinný údaj). Tyto údaje je povinen/povinna čtenář(ka) uvést a strpět jejich zpracování knihovnou, pokud chce využívat jejích služeb v plném rozsahu. Čtenář(ka), který/která nedá souhlas s jejich zpracováním, může užívat pouze těch služeb, které knihovna poskytuje anonymně. Základní identifikační údaje ověřuje knihovna podle platných osobních dokladů vydaných orgány státní správy a samosprávy k prokázání totožnosti, kterými lze ověřit všechny základní údaje. U občanů a občanek ČR je takovým dokladem zpravidla občanský průkaz. Knihovna ověřuje základní identifikační údaje čtenáře, čtenářky při zápisu a dále při každém prodloužení platnosti čtenářského průkazu a rovněž při změně kteréhokoliv z těchto údajů.

 

Další kontaktní údaje čtenáře, čtenářky (pokud je čtenář(ka) uvede/uvedena): 

Akademické tituly; kontaktní či přechodná adresa čtenáře, čtenářky; další možná spojení na čtenáře, čtenářku (fax, datová schránka apod.)

 

Základní identifikační údaje zákonného zástupce: 

Pokud je čtenářem, čtenářkou osoba nezletilá, jsou v obdobném rozsahu a struktuře jako základní identifikační údaje čtenáře, čtenářky.

 

Údaje využívané pro statistické účely: 

Pokud je čtenář(ka) uvede – musí jít o údaje dobrovolné.

 

Údaje služební: 

Údaje o čtenářském průkazu; údaje o výpůjčkách, rezervacích, apod.

 

Údaje účetní: 

Údaje o provedených finančních transakcích mezi čtenářem, čtenářkou a knihovnou, zejména o jejich účelu a dalších náležitostech dle § 11 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

 

Uchovávání na originálních písemnostech: 

Těmi jsou přihláška čtenáře, čtenářky; výpůjční sáček; účetní doklady. Tyto písemnosti jsou uchovávány ve služebních prostorách knihovny, kam je zamezen přístup nepovolaných osob obvyklými prostředky (zamčené dveře, zamčené archivní skříně, osobní dohled odpovědného zaměstnance, alarm atd.). Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na knihovnici a zaměstnance a zaměstnankyně OÚ Světlá, kteří s písemnostmi pracují v rámci svých pracovních úkolů stanovených vedoucími.

 

Uchovávání v počítačových databázích: 

Ty jsou uloženy na vyhrazených serverech. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů knihovnice a zaměstnancům a zaměstnankyním OÚ Světlá. 

 

Knihovnice je povinna osobní údaje zpracovávat výhradně v rámci pracovní náplně a úkolů, které jí byly stanoveny, ve výše uvedeném rozsahu a účelu a ve shodě s ustanoveními zákona. Je povinna dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů a ověřovat je podle dokladů k tomu určených, vyvarovat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů čtenářů a čtenářek (kupříkladu sdělovat jakékoliv osobní údaje jiné osobě, než která je subjektem údajů nebo je jejím zákonným zástupcem) a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům čtenářů a čtenářek knihovny.

Knihovna zpracovává osobní údaje čtenářů a čtenářek od okamžiku, kdy čtenář(ka) předá knihovně vyplněnou přihlášku, čímž projeví souhlas se zpracováním svých osobních údajů. Osobní údaje čtenáře, čtenářky zpracovává knihovna, dokud s tím čtenář(ka) nevysloví písemně nesouhlas, nebo dokud neuplyne lhůta pěti let od poslední výpůjčky a zároveň lhůta alespoň jednoho roku od vypořádání posledního závazku čtenáře, čtenářky vůči knihovně. V případě porušení povinností knihovny vzniká čtenáři, čtenářce nárok na poskytnutí omluvy, opravy, eventuálně i na poskytnutí přiměřené peněžité náhrady. Pokud čtenář(ka) zjistí, že došlo k porušení povinností ze strany knihovny, má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů s žádostí o zajištění opatření k nápravě.

 

Pokud čtenář(ka) požádá o ukončení zpracování svých osobních údajů, nebo pokud uplyne výše uvedená lhůta, má se členství čtenáře, čtenářky v knihovně za ukončené a knihovna provede likvidaci osobních údajů. Znamená to skartaci originálních písemností (přihlášky čtenáře, čtenářky, výpůjčního sáčku, event. změnové formuláře, které čtenář(ka) vyplnil/a); případně anonymizaci identifikačních údajů v počítačových databázích.

Knihovna musí čtenáře a čtenářku informovat písemně a ihned o tom, že v případě čtenářské registrace „o něm/ní bude zpracovávat informace“, tj. předem mu/jí musí oznámit, že registrace v knihovně znamená poskytnutí určitých osobních údajů knihovně, musí mu/jí sdělit účel jejich zpracovávání a musí získat jeho/její souhlas s tímto zpracováním. Čtenář(ka) se musí předem dozvědět, které osobní údaje jsou základní (povinné), i to, že pokud je knihovně nesdělí a odmítne udělit souhlas s jejich zpracováváním, nemohou mu/jí být určité (adresné) služby knihovny poskytovány. Čtenář(ka) v okamžiku, kdy se rozhoduje v knihovně zaregistrovat, musí mít k dispozici písemnou informaci této Směrnice a Knihovního řádu.

 

Tato Směrnice byla schválena Obecní knihovou Světlá dne 24. června 2014. 

Směrnice o nakládání s osobními údaji uživatelů knihovny nabývá účinnosti dne 25. června 2014.